บทเรียนที่ 22

ฟังก์ชั่น (Function)

ฟังก์ชันทางด้านตรรกศาสตร์

ฟังก์ชัน IF ฟังก์ชัน IF เป็นอีกหนึ่งฟังก์ชันที่ผู้ใช้ Excel นิยมกันมากเนื่องจากสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้หลากหลาย เพราะบางครั้งในการคำนวณหนึ่ง ๆ อาจจะต้องใช้การตรวจสอบว่าตรงกับเงื่อนไขที่เราจะให้สูตรคำนวณให้หรือไม่

หน้าที่	คำนวณค่าเมื่อถูกทดสอบตามเงื่อนไขที่กำหนด
รูปแบบ	ฺIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
logical_test	ข้อมูลที่ใช้ทดสอบเงื่อนไข
value_if_true	การคำนวณหรือค่าเมื่อทดสอบตามเงื่อนไขแล้วว่าเป็นจริง
value_if_false	การคำนวณหรือค่าเมื่อทดสอบตามเงื่อนไขแล้ว ว่าไม่ถูกต้องตามเงื่อนไข

บทเรียนที่ 20

ฟังก์ชั่น (Function)

ฟังก์ชันในการนับจำนวน

เราจะใช้ฟังก์ชันในกลุ่มนนี้เมื่อต้องการนับจำนวนข้อมูลหรือจำนวนประชากรหรือชุด
ข้อมูลที่มีการอ้างอิงถึง

ฟังก์ชัน COUNT ฟังก์ชัน COUNT ใช้ในการนับจำนวนเซลล์ที่มีตัวเลข รวมทั้งตัวเลขที่มีอยู่ภายในรายการ
อาร์กิวเมนต์ต่าง ๆ ด้วย ซึ่งจะนับเฉพาะเซลล์ที่มีค่าเป็นตัวเลขเท่านั้น

หน้าที่	นับจำนวนที่อยู่ในรายการของอาร์กิวเมนต์
รูปแบบ	COUNT(value1,value2...)
value1	ตัวเลข หรือการอ้างอิงไปยังช่วงเซลล์
value2..	ตัวเลขลำดับถัดไปจนถึงลำดับที่....

บทเรียนที่ 21

ฟังก์ชั่น (Function)

ฟังก์ชันข้อความและตัวอักษร

เราจะใช้ฟังก์ชันในกลุ่มนนี้ในการจัดการกับตัวเลขให้เป็นข้อความ หรือการแปลงตัวอักษรให้เป็นตัวพิพม์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก เป็นต้น

ฟังก์ชัน BAHTTEXT ฟังก์ชัน BAHTTEXT ถือเป็นฟังก์ชันยอดนิยมฟังก์ชันหนึ่ง เพราะสามารถแปลงจำนวนเงินที่เป็นตัวเลขให้เป็นตัวอักษรได้อย่างง่าย ๆ ผู้ใช้หลาย ๆ คนที่สร้างบิลส่งของหรือบิลเงินสดด้วย Excel มักติดปัญหาในการพิมพ์จำนวนเงินที่เป็นตัวอักษรลงไปในบิล ซึ่งอาจเสี่ยงต่อการพิมพ์ผิดหรือเมื่อมีการแก้ไขตัวเลขแต่ไม่ได้ไปแก้ไขจำนวนเงินที่เป็นตัวอักษร เพราะฉะนั้นการนำฟังก์ชัน BAHTTEXT มาใช้จะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น

หน้าที่	แปลงตัวเลขเป็นจำนวนเงินภาษาไทย (บาท)
รูปแบบ	ฺBAHTTEXT(number)
number	ตัวเลขที่ต้องการแปลงเป็นจำนวนเงินบาท

บทเรียนที่ 18

ฟังก์ชั่น (Function)

ฟังก์ชันทางด้านคณิตศาสตร์

ฟังก์ชัน SUM ฟังก์ชัน SUM จัดเป็นฟังก์ชันยอดนิยมเพราะถูกใช้งานบ่อย ด้วยการเรียกใช้งานได้ง่าย ๆ โดยคลิกปุ่ม AutoSum บน Menu Bar

หน้าที่	หาผลรวมของตัวเลข
รูปแบบ	SUM(number1,number2...)
number 1 ตัวเลข หรือช่วงเซลล์ที่มีตัวเลข หรืออาร์กิวเมนต์อื่น ๆ ที่มีตัวเลข

บทเรียนที่ 19

ฟังก์ชั่น (Function)

ฟังก์ชันทางด้านจัดลำดับข้อมูล

เราจะใช้ฟังก์ชันในกลุ่มนนี้เมื่อต้องการจัดลำดับข้อมูลต่าง ๆ เช่นค่าที่มากที่สุด หรือน้อยที่สุด ค่าเฉลี่ยของข้อมูล หรือการใช้เพื่อจัดลำดับของข้อมูลต่าง ๆ เป็นต้น

ฟังก์ชัน AVERAGE ฟังก์ชัน AVERAGE ใช้ในการหาค่าเฉลี่ยของข้อมูล อาจมาจากตัวเลขที่ระบุลงไปในฟังก์ชัน หรือการอ้างอิงไปยังช่วงเซลล์ที่มีตัวเลขนั้น ๆ อยู่ เราสามารถใช้ฟังก์ชันนั้ในการหาค่าเฉลี่ยต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นยอดขาย คะแนน หรือรายได้เฉลี่ยของพนักงาน เป็นต้น

หน้าที่	ส่งกลับค่าเฉลี่ยของจำนวนทั้งหมด
รูปแบบ	AVERAGE(number1,number2...)
number 1	ตัวเลข หรือการอ้างอิงไปที่ช่วงเซลล์ที่มีตัวเลข ที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย
number 2..	ตัวเลขลำดับถัดไปที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย

บทเรียนที่ 16

การใช้สูตรเชื่อมข้อความ

การใช้สูตรเพื่อเชื่อมข้อความ
สามารถใช้ประโยชน์ได้โดยการนำข้อความที่มีอยู่ในแต่ละเซลล์ให้เป็นข้อความที่รวมอยู่ใน
เซลล์เดียวกัน หรือสร้างข้อความใหม่จากข้อความในเซลล์ที่มีอยู่แล้ว เพื่อลดเวลา และขั้นตอน
ในการคีย์ข้อความซ้ำ ๆ เพิ่มเข้าไปเอง ตัวอย่างเช่น

บทเรียนที่ 17

การใช้ฟังก์ชั่น (Function)

ฟังก์ชันคล้าย ๆ เป็นสูตรสำเร็จของการคำนวณในรูปแบบของการใช้งานต่าง ๆ เช่น ฟังก์ชัน SUM คือการหาผลรวม ซึ่งโปรแกรม Excel ได้จัดสูตรเหล่านี้ไว้เป็นหมวดหมู่เพื่อสะดวกต่อผู้ใช้งาน

โครงสร้างของฟังก์ชัน โครงสร้างของฟังก์ชันทุกฟังก์ชันจะเหมือนกันคือ มีชื่อฟังก์ชันตามด้วยอาร์กิวเมนต์ในวงเล็บปิด ซึ่งอาร์กิวเมนต์นี้สามารถเป็นได้ทั้งตัวเลข การอ้างอิงเซลล์ หรือฟังก์ชันอื่น ซึ่งเราเรียกว่าการใช้ฟังก์ชันซ้อนกัน แต่ละตัวจะมีเครื่องหมายจุลภาค (,) เป็นตัวคั่น ซึ่งสามารถแสดงเป็นโครงสร้างได้ดังนี้

บทเรียนที่ 14

การแก้ไขข้อผิดพลาดจากการคำนวณ

การแก้ปัญหาข้อผิดพลาดจากการคำนวณ
จากการที่สร้างสูตรเสร็จแล้ว เวลาที่ทำสูตรผิดจะมีเครื่องหมายตกใจ (!) เช่น #VALUE! หรือ #REF ความผิดพลาดต่าง ๆ ไม่ว่าจะเกิดขากการกำหนดตัวแปรในสูตรไม่ถูกต้อง หรืออาจจะมาจากสาเหตุอื่น ๆ ก็ตาม โปรแกรม Excel ก็จะแสดงความผิดพลาดให้เห็นแต่บางครั้งการตรวจสอบสูตรที่ผิดพลาดก็มักทำได้ยาก เพราะส่วนหนึ่งคือไม่รู้ว่าสูตรผิดพลาดเนื่องจากอะไร หรือผิดพลาดที่จุดไหน ดังนั้น ถ้าเรารู้จักการแก้ปัญหาหรือป้องกันให้เกิดความผิดพลาดจากการใช้สูตร ทำให้เราสามารถทำงานได้เร็วขึ้น

ความผิดพลาด (Error) ที่เกิดขึ้นจากการสร้างสูตร การสร้างสูตรที่ผิดพลาดจะไม่สามารถแสดงผลลัพธ์ได้ แต่ Excel จะแสดงค่าความผิดพลาดให้เห็น

การแก้ไขและตรวจสอบข้อผิดพลาดเบื้องต้น

ปกติ Excel จะแก้ไขปัญหาสูตรผิดพลาดที่ธรรมดาที่สุดให้อัตโนมัติ เช่น เมื่อเราใส่สูตร if(a1<=9,"a",if(a1<=20,"b", เมื่อกดปุ่ <Enter > โปรแกรม Excel จะขึ้นกล่องข้อความเตือน ซึ่งเกิดจากการใส่วงเล็บไม่ครบ

บทเรียนที่ 15

หลักการอ้างอิงเซลล์และแทนที่สูตร

การสร้างตารางคำนวณในรูปแบบต่าง ๆ นั้น สูตรที่ใช้มักจะเป็นการอ้างอิงเซลล์อื่น ๆ ที่อยู่ในตารางเดียวกัน และการอ้างอิงเซลล์ก็ยังไม่ได้ถูกจำกัดให้ทำได้เฉพาะในชีทเดียวกันเท่านั้น แต่ยังสามารถอ้างอิงข้ามชีทหรือข้ามไฟล์ได้

รูปแบบการอ้างอิงเซลล์

เราจำเป็นต้องเข้าใจหลักการอ้างอิงเซลล์หรือข้อมูลที่มีอยู่ในสูตร เพราะเมื่อใดที่มีการย้ายหรือการตัดลอกสูตร มักจะมีผลต่อการเปลี่ยนตำแหน่งการอ้างอิงทั้งสิ้น การอ้างอิงใน Excel แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะได้แก่ การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ และการอ้างอิงแบบผสมผสาน แต่ละแบบจะมีวิธีการและการใช้ที่แตกต่างกัน อธิบายได้ดังนี้

การอ้างอิงแบบสัมพัทธ ์(Relation References)

การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ คือ การอ้างอิงไปที่เซลล์ใดหรือช่วงเซลล์ใดก็ตามเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การย้ายหรือคัดลอกสูตร จะทำให้ตำแหน่งการอ้างอิงเปลี่ยนแปลงไปตามความสัมพัทธ์ของการย้ายหรือคัดลอก ตัวอย่างเช่น

บทเรียนที่ 12

การเปลี่ยน Format ตัวเลขเป็นข้อความ

การเปลี่ยน Format ตัวเลขเป็นข้อความ หลายคนอาจจะมีปัญหาเวลาที่ต้องพิมพ์เครื่องหมาย +,-,*,... นำหน้าตัวเลข แล้วตามด้วยข้อความ Excel จะไม่ยอมให้พิมพ์ จริงๆแล้วถ้าใครเข้าใจการทำงาน (ข้อความไม่สามารถรวมกับตัวเลขได้) ดังนั้นเราก็ควรจะเปลี่ยน Format ก่อน ดังตัวอย่าง

ขั้นตอนการทำ

1 สร้างเอกสาร จากนั้นทำการพิมพ์ตัวเลขเพื่อทำการทดสอบ ดังภาพ

บทเรียนที่ 13

การคำนวณด้วย Microsoft Excel

รูปแบบการคำนวณด้วย Excel

เราสามารถใช้โปรแกรม Excel สร้างตารางคำนวณได้หลายรูปแบบ ตัวที่จะช่วยเราคงหนีไม่พ้นการนำสูตรและฟังก์ชันมาใช้ ดังนั้นเราควรรู้ความสามารถในการคำนวณของ Excel สามารถทำอะไรได้บ้าง เกี่ยวกับการคำนวณอัตโนมัติ การสร้างสูตร การใช้ฟังก์ชัน หรือการแก้ปัญหาในกรณีที่เกิดความผิดพลาดในการเขียนสูตร ซึ่งถ้าเราเข้าใจหลักการต่าง ๆ แล้ว Excel จะช่วยให้เราทำงานได้สะดวกขึ้น และการใช้สูตรไม่ยากอีกต่อไป

การคำนวณอัตโนมัติ

บางขณะที่เราป้อนตัวเลขในตาราง เราอาจจำป็นที่จะต้องตรวจสอบตัวเลขหรือดูผลลัพธ์ว่าถูกต้องหรือไม่ โดยไม่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์ในตารางนั้น ๆ เราสามารถใช้การคำนวณอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้สามารถทราบผลลัพธ์ได้ทันที โดยที่ไม่ต้องป้อนสูตรหรือฟังก์ชันใด ๆ ด้วยการดูผลลัพธ์ที่ Status Bar (แถบสถานะ) ซึ่งมีวิธีการใช้ดังนี้

บทเรียนที่ 10

การคำนวณข้ามซีท

วิธีการคำนวณแบบข้าม Sheet1.ให้ทำการสร้างข้อมูลให้มีข้อมูลทั้ง 2 ชีท ดังรูปด้านล่างนี้

รูปที่ 1

บทเรียนที่ 11

การเพิ่มศูนย์หน้าตัวเลขหลัก

การเพิ่มศูนย์หน้าเลขหลัก เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่พนักงาน Office ควรทราบ เพื่อนำไปแก้ไขปัญหางานที่เราทำอยู่

ขั้นตอนการทำ

1. พิมพ์ตัวเลขไปตามปกติ ซึ่งโดยทั่วไปเลขศูนย์ (0) จะไม่แสดงอยู่หน้าเลขหลักที่เราพิมพ์ ดังภาพ

บทเรียนที่ 9

การ Copy สูตรไปวางที่ตำแหน่งอื่นโดยไม่สร้างใหม่

การ Copy สูตรไปวางที่ตำแหน่งอื่นโดยไม่ต้องสร้างใหม่

1.ให้ทำการเลือกเซลล์ที่มีสูตรแล้วคลิ๊กขวาแล้วคลิ๊กเลือกแถบ Copy

บทเรียนที่ 7

การพิมพ์เวิร์กชีต Excel

โดยปกติ EXcel จะกำหนดรายละเอียดการพิมพ์ให้อัติโนมัติ ตั้งแต้ขนาดกระดาษที่ใช้ ระยะห่างจากขอบกระดาษ แต่เราสามารถปรับแต่งแก้ไข ในส่านที่เราต้องการได้

การกำหนดรายละเอียดการพิมพ์

1. คลิกเลือกเวิร์กชีต ( แต่ละเวิร์กชีตมีรายละเอียดของการพิมพ์แยกเป็นของตนเอง )

2. เลือกคำสั่ง เค้าโครงหน้ากระดาษ

3. เลือกคำสั่ง ระยะขอบเพื่อกำหนดระยะขอบของกระดาษ

บทเรียนที่ 8

การตั้ง Password ให้กับเอกสารของเรา

การตั้งพาสเวิร์ด (Password) ให้กับเอกสารของเรา

ขั้นตอนการทำ

1. เลือกเมนู File => Save As เพื่อ Save งาน

บทเรียนที่ 6

ใส่ภาพลงเวิร์กชีต Excel

ใน Excel นั้นนอกเหนือจากข้อความ ตัวเลข และสูตรคำนวณที่ใส่ลงไปแล้ว คุณสามารถที่จะแทรกรูปภาพเข้ารมาประกอบเนื้อหา หรือใช้ตกแต่งเวิร์กชีตให้สวยงามเหมือนๆกับโปรแกรมอื่น

การแทรกภาพจากแฟ้ม

1. คลิกในตำแหน่งที่จะแทรกรูปภาพ แล้วเลือก แทรก -> รูปภาพ
2. เปิดไปยังที่เก็บรูปภาพ และคลิกเลือกรูปภาพที่จะแทรก
3. คลิกปุ่ม Insert ( แทรก )
4. รูปภาพจะถูกวางลงในเวิร์กชีต จากนั้นเราก็มาปรับแต่งเพิ่มเติมได้ เช่น ย่อ/ขยาย
ย้ายตำแหน่ง ปรับสี

บทเรียนที่ 4

การตั้งชื่อและใช้สูตรคำนวณ Excel

ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว นั้น ได้อธิบายว่าเซลต่างๆในเวิร์กชีตจะมีชื่อเรียกว่า Cell reference หรือ "ชื่อเดิม" ของเซลอยู่ทุกๆเซล ซึ่งชื่อนี้จะประกอบไปด้วยชื่อคอลัมนและแถวของเซลนัน้มารวมกัน เช่น เซลที่อยู่ตรงคอลัมน์ F แถวที่ 8 ก็จะเรียกว่าเซล F8 แต่ในการทำงานจริงบางครั้งจำเป็นต้องตั้งชื่อเซลให้สื่อความหมายมากกว่านี้ เพื่อให้นำไปใช้งานได้ง่ายและสะดวกขึ้น เช่น ถ้ามีเซลอยู่กลุ่มหนึ่งซึ่งเก็บจำนวนเงินที่นำเข้าสินค้าเดือนกุมภาพันธุ์ แทนที่จะเรียก "E5:E8" แต้ถ้าเราตั้งว่า Feb หรือ ก.พ. ก็น่าจะเข้าใจมากกว่า

ตั้งชื่อเซลเพื่อให้เรียกใช้ได้ง่าย

ตั้งชื่อใหม่ให้เซลหรือกลุ่มเซล

ตั้งชื่ออัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

บทเรียนที่ 5

มารู้จักกราฟ Excel กันเถอะ

กราฟ หรือ "ชาร์ต" ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ใช้แสดงข้อมูลที่เป็นตัวเลขได้ชัดเจน และสื่อความหมายมากขึ้น โดยเฉพาะข้อมูลที่ใช้เปรียบเทียบความมากน้อยหรือแสดงแนวโน้วของค่าต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นยอดขายสินค้า รายได้ - รายจ่าย หรือแม้กระทั่งข้อมูลทางวิทยาศาสตร์เป็นต้น

ทำความรู้จักกับกราฟ

ตัวอย่าง

ตัวอย่างนี้เป็นการสรุปยอดรายจ่ายประจำเดือนมกราคม,กุมภาพันธ์และมีนาคม

1. เลือกกลุ่มข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ ปกติจะเลือกทั้งส่วนที่เป็นข้อมูล และชื่อแถวหรือคอลัมน์ ของข้อมูลนั้นด้วย ( ยกเว้นไตเติล )

2. คลิกปุ่มแทรกแล้วเลือกชนิดของแผนภูมิที่ต้องการเช่น ถ้าใช้กราฟแท่ง เลือก Column ( คอลัมน์ )

บทเรียนที่ 3

การจัดการเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊ค Ecxel

ลักษณะข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลดิบ, ข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์ เราควรแยกคุณสมบัติของข้อมูลเหล่านี้ไว้คนละเวิร์กชีต เพื่อความเป็นระเบียบเรียนร้อยง่ายต่อการเรียกดู

การจัดการเวิร์กชีต

ตั้งชื่อเวิร์กชีตให้สื่อความหมาย

Excel อนุญาตให้ตั้งชื่อใหม่ให้กับเวิร์กชีตแต่ละหน้าได้อย่างอิสระ ดังนั้นเพื่อให้ทราบว่าเวิร์กชีตไหนเก็บข้อมูลอะไร ก็ควรตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับเวิร์กชีตที่ใช้งานด้วย ซึ่งจะต้องไม่เกิน 32 ตัวอักษร

บทเรียนที่ 2

การทำงานกับเวิร์กชีต Excel

การใส่ข้อมูลลงในเซล และการแก้ไขต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กชีต เป็นงานหลักๆในขณะที่ใช้ Excel

การเลื่อนเวิร์กชีต

บทเรียนที่ 1

แนะนำโปรแกรม Excel

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (spreadsheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลในลักษณะต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักเก็บข้อมูลประเภทการคำนวณ โดยจะเก็บข้อมูลลงในตารางสี่เหลี่ยมที่เรียกว่า เซล (Cell)ที่สามารถนำเอาเซลมาอ้างอิงใส่ในสูตร เพื่อให้โปรแกรมคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่บันทึกไว้ได้

แนะนำหน้าต่างของวินโดว์ Excel

ยินดีต้อนรับสู่เวปไซค์รายวิชาคอมพิวเตอร์

ยินดีต้อนรับสู่บล็อกการเรียนรู้ รายวิชาคอมพิวเตอร์

ครูเกียรติศักดิ์  จันทร์ตา

โรงเรียนแม่อ้อวิทยาคม อ.พาน จ.เชียงราย