บทเรียนที่ 13

การคำนวณด้วย Microsoft Excel

รูปแบบการคำนวณด้วย Excel

เราสามารถใช้โปรแกรม Excel สร้างตารางคำนวณได้หลายรูปแบบ ตัวที่จะช่วยเราคงหนีไม่พ้นการนำสูตรและฟังก์ชันมาใช้ ดังนั้นเราควรรู้ความสามารถในการคำนวณของ Excel สามารถทำอะไรได้บ้าง เกี่ยวกับการคำนวณอัตโนมัติ การสร้างสูตร การใช้ฟังก์ชัน หรือการแก้ปัญหาในกรณีที่เกิดความผิดพลาดในการเขียนสูตร ซึ่งถ้าเราเข้าใจหลักการต่าง ๆ แล้ว Excel จะช่วยให้เราทำงานได้สะดวกขึ้น และการใช้สูตรไม่ยากอีกต่อไป

การคำนวณอัตโนมัติ

บางขณะที่เราป้อนตัวเลขในตาราง เราอาจจำป็นที่จะต้องตรวจสอบตัวเลขหรือดูผลลัพธ์ว่าถูกต้องหรือไม่ โดยไม่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์ในตารางนั้น ๆ เราสามารถใช้การคำนวณอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้สามารถทราบผลลัพธ์ได้ทันที โดยที่ไม่ต้องป้อนสูตรหรือฟังก์ชันใด ๆ ด้วยการดูผลลัพธ์ที่ Status Bar (แถบสถานะ) ซึ่งมีวิธีการใช้ดังนี้

1. แดรกเมาส์เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการให้คำนวณ

2. คลิกขวาที่ แถบสถานะ จะปรากฎกล่องแสดงคำสั่ง
3. เลือกคำสั่งที่ต้องการ (ในที่นี่เลือกคำสั่ง ผลรวม)

5. จะปรากฏผลลัพธ์ที่ แถบสถานะ

จากวิธีการดังกล่าวจะเห็นว่าเราสามารถเปลี่ยนคำสั่งในการคำนวณได้ตามที่ต้องการดังรูป

การคำนวณโดยใช้สูตร การใช้สูตรเป็นวิธีที่ใช้ในการคำนวณที่นิยมมากที่สุด เพราะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็ว และสูตรบางอย่างยังสามารถช่วยคำนวณข้อมูลตัวเลขที่ซับซ้อนได้อีก แต่ละสูตรมีรูปแบบการใช้ที่แตกต่างกันออกไป

การใช้งานสูตรรูปแบบปกติ (Formula)
สูตรรูปแบบปกติจะเป็นสูตรที่เป็นสมการที่ใช้ดำเนินการกับข้อมูลในชีทด้วยการ
ใช้สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ เช่น เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร การอ้างอิงเซลล์อื่น
หรือสูตรที่ใช้รวมข้อความ เป็นต้น

ตัวอย่าง

=5-1 =9*8 =B5-A7

การใช้งานสูตรแบบฟังก์ชัน (Function)
เราสามารถใช้สูตรแบบฟังก์ชันช่วยคำนวณข้อมูลที่ซับซ้อนหรือมดีปริมาณมากได้ ซึ่งฟังก์ชันใน Excel เป็นสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและถูกสร้างให้เหมาะกับงานเฉพาะอย่าง

ตัวอย่าง

=SUM(B1:B9) =AVERAGE(A9:A20) =COUNT(A1:A5)

การใช้งานสูตรแบบอาร์เรย์ (Array) การใช้สูตรแบบอาร์เรย์สามารถทำหลาย ๆ การคำนวณให้คืนค่าเป็นผลลัพธ์เดียวหรือหลายผลลัพธ์ โดยสูตรอาร์เรย์ตั้งแต่ 2 ชุดขึ้นไป

ตัวอย่าง

{=SUM((B1:B9)/(A1:A5))}

สูตรแบบต่าง ๆ จะมีความยากง่ายแตกต่างกันออกไป ซึ่งการสร้างสูตรนั้น เราจะต้องทราบหลักการทำงานของเครื่องหมายและสัญลักษณ์ในสูตร รวมถึงลำดับการคำนวณ เพราะสิ่งเหล่านี้มีผลต่อการแสดงผลลัพธ์ทั้งสิ้น

การสร้างสูตรคำนวณใช้เอง

การสร้างสูตรใช้เองนั้นจำเป็นจะต้องทราบถึงหลักกการและองค์ประกอบสำคัญต่าง ๆ ที่ประกอบอยู่ในสูตรรวมถึงลำดับที่เราจะใช้ในการสร้างสูตรด้วย

หลักการสร้างสูตร โครงสร้างหรือลำดับขององค์ประกอบต่าง ๆ ในสูตร จะเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายซึ่ง Excel จะคำนวณสูตรจากซ้ายไปขวา แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลำดับของตัวดำเนินการที่มีลำดับเหนือกว่า
โดยที่เราสามารถควบคุมลำดับของการคำนวณได้โดยใช้เครื่องหมายวงเล็บเพื่อจัดกลุ่ม
ในการคำนวณที่ควรจะเริ่มทำก่อน

ตัวอย่าง
=9+3/2	ผลลัพธ์เท่ากับ 10.5 เนื่องจาก Excel จะคำนวณ 3 หาร ด้วย 2 ก่อน ซึ่งจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 1.5 แล้วสุดท้ายนำมาบวกด้วย 9 แต่ถ้าเราใช้วงเล็บเพื่อควบคุมการคำนวณโดยใส่วงเล็บให้ 9 บวกกับ 3 ก่อนแล้วจึงหารด้วย 2 ก็จะต้องใช้สูตร =(9+3)/2 ผลลัพธ์เท่ากับ 6

องค์ประกอบสำคัญในการสร้างสูตร ในการสร้างสูตรใช้งานต่าง ๆ ส่วนประกอบสำคัญต่อไปนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญซึ่งจะเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ ประกอบด้วย

เครื่องหมายเท่ากับ (=) จะเป็นตัวขึ้นต้นเสมอในการสร้างสูตร เพื่อเป็นการระบุให้ Excel รู้ว่าอักขระตัวถัดไปเป็นสูตร
อาร์กิวเมนต์ หรือองค์ประกอบที่จะถูกนำมาคำนวณได้แก่ อาร์กิวเมนต์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือการอ้างอิงเซลล์หรือช่วง ป้ายชื่อ ชื่อ หรือฟังก์ชันแผ่นงาน
ตัวดำเนินการ ในการคำนวณ เช่น เครื่องหมาย ( + ) เครื่องหมายหาร ( / )
ลำดับการคำนวณ โดยปกติแล้ว Excel จะลำดับการคำนวณเครื่องหมายดังดต่อไปนี้ ตามลำดับ
1. วงเล็บ ( )
2. คูณ ( * ) หาร ( / )
3. บวก ( + ) ลบ ( - )
หมายเหตุ ลำดับความสำคัญเท่ากันให้คำนวณจากซ้ายไปขวา

ลำดับที่ Excel ใช้ดำเนินการในสูตร หากใช้ตัวดำเนินการหลาย ๆ ตัวในสูตรเดียวกัน ใน Excel จะมีลำดับการดำเนินการตามลำดับดังนี้

ลำดับที่	ตัวดำเนินการ	คำอธิบาย
1	: (เครื่องหมายจุดคู่)	ตัวดำเนินการอ้างอิง
2	(ที่ว่างเดียว)	ตัวดำเนินการอ้างอิง
3	, (เครื่องหมาจุลภาค)	ตัวดำเนินการอ้างอิง
4	-	เครื่องหมายลบ (เช่น -5)
5	%	เปอร์เซ็นต์
6	^	เลขชี้กำลัง
7	* และ /	การคูณและการหาร
8	+ และ -	การบวกและการลบ
9	&	เชื่อมสายอักขระของข้อความ
10	= <> <=> = <>	การเปรียบเทียบ

ตัวดำเนินการที่ใช้ในสูตร (Operator)

ตัวดำเนินการที่ใช้ในสูตร (Operator) เครื่องหมายหรือตัวดำเนินการคือ องค์ประกอบหนึ่งในสูตรโดยจะระบุชนิดของการคำนวณที่ต้องการ ซึ่ง Excel จะแบ่งตัวดำเนินการออกเป็น 4 ประเภท คือ คณิตศาสตร์ การเปรียบเทียบ ข้อความ และการอ้างอิง

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator) ตัวดำเนินการทางคณิตสาสตร์ ใช้คำนวณด้วยวิธีทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐาน เช่น การบวก ลบ คูณ หาร การรวมตัวเลข การหาผลลัพธ์ต่าง ๆ

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
+	การบวก	5+3
-	การลบ	9-4 หรือ -1
*	การคูณ	5*6
/	การหาร	10/3
%	เปอร์เซ็นต์	2%
^	เลขชี้กำลัง	2^2 (หรือ 2*2)

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator) เราสามารถใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบเพื่อการเปรียบค่าสองค่า โดยผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นค่าทางตรรกศาสตร์คือ True หรือ False

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
=	เท่ากับ	C5=D5
>	มากกว่า	C5>D5
<	น้อยกว่า	C5<D5
>=	มากกว่าหรือเท่ากับ	C5>=D5
<=	น้อยกว่าหรือเท่ากับ	C5<=D5
<>	ไม่เท่ากับ	C5<>D5

ตัวดำเนินการข้อความ (Text Concatenation Operator) ตัวดำเนินการข้อความจะใช้เครื่องหมาย (&) ในการรวมข้อความหรือคำ 2 คำขึ้นไป เพื่อให้เป็นข้อความเดียวกัน

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
&	เชื่อมหรือนำคำ 2 คำมาต่อกัน ทำ ให้เกิดค่าข้อความ ต่อเนื่องที่เป็นค่าเดียวกัน	"Lampamg"&"Kanlayanee" ผลลัพธ์เป็น LampangKanlayanee

ตัวดำเนินการสำหรับอ้างอิง (Reference Operator) ตัวดำเนินการอ้างอิงถูกนำมาใช้เพื่อรวมช่วงของเซลล์สำหรับการคำนวณ

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
: (จุดคู่)	ตัวดำเนินการช่วง โดยจะอ้างอิงเป็นช่วง ระหว่าง จุดอ้างอิง ที่หนึ่งกับจุดอ้างอิงที่สอง	B1:B9
, (จุลภาค)	ตัวดำเนินการส่วนรวม ซึ่งเป็นตัวรวมการอ้างอิงหลาย ๆ ชุดเช้าด้วยกันเป็นการอ้างอิงหนึ่งชุด	SUM(A5:a12,C1:C5)