บทเรียนที่ 14

การแก้ไขข้อผิดพลาดจากการคำนวณ

การแก้ปัญหาข้อผิดพลาดจากการคำนวณ
จากการที่สร้างสูตรเสร็จแล้ว เวลาที่ทำสูตรผิดจะมีเครื่องหมายตกใจ (!) เช่น #VALUE! หรือ #REF ความผิดพลาดต่าง ๆ ไม่ว่าจะเกิดขากการกำหนดตัวแปรในสูตรไม่ถูกต้อง หรืออาจจะมาจากสาเหตุอื่น ๆ ก็ตาม โปรแกรม Excel ก็จะแสดงความผิดพลาดให้เห็นแต่บางครั้งการตรวจสอบสูตรที่ผิดพลาดก็มักทำได้ยาก เพราะส่วนหนึ่งคือไม่รู้ว่าสูตรผิดพลาดเนื่องจากอะไร หรือผิดพลาดที่จุดไหน ดังนั้น ถ้าเรารู้จักการแก้ปัญหาหรือป้องกันให้เกิดความผิดพลาดจากการใช้สูตร ทำให้เราสามารถทำงานได้เร็วขึ้น

ความผิดพลาด (Error) ที่เกิดขึ้นจากการสร้างสูตร การสร้างสูตรที่ผิดพลาดจะไม่สามารถแสดงผลลัพธ์ได้ แต่ Excel จะแสดงค่าความผิดพลาดให้เห็น

การแก้ไขและตรวจสอบข้อผิดพลาดเบื้องต้น

ปกติ Excel จะแก้ไขปัญหาสูตรผิดพลาดที่ธรรมดาที่สุดให้อัตโนมัติ เช่น เมื่อเราใส่สูตร if(a1<=9,"a",if(a1<=20,"b", เมื่อกดปุ่ <Enter > โปรแกรม Excel จะขึ้นกล่องข้อความเตือน ซึ่งเกิดจากการใส่วงเล็บไม่ครบ

บางครั้งการแก้ไขสูตรอัตโนมัติไม่สามารถแก้ไขความผิดพลาดของสูตรได้ ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องตรวจสอบความผิดพลาดเบื้องต้น โดยวิธีปฏิบัติดังนี้

ตรวจดูว่าวงเล็บทั้งหมดมีคู่โดยครบถ้วน ซึ่ง Excel จะแสดงวงเล็บแต่ละคู่เป็นสีที่แตกต่างกัน
การอ้างอิงช่วงเซลล์ต้องใช้เครื่องหมายจุดคู่ (:) คั่นกลางอ้างอิงระหว่างเซลล์แรและเซลล์สุดท้ายเสอม เช่น A5:A10
.ใส่อาร์กิวเมนต์หรือค่าต่าง ๆ ที่จำเป็นในฟังก์ชันให้ครบ
ไม่ควรซ้อนฟังก์ชันเกินกว่า 7 ระดับ
ต้องใส่ชื่อของสมุดงานหรือชีทที่อ้างถึงไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว(') ทุกครั้งเมื่อมีการอ้างอิงชีทอื่นในสมุดงานเดียวกันหรือสมุดงานอื่น
การจัดรูปแบบตัวเลขขณะป้อนสูตร จะทำให้สูตรผิดพลาดและไม่แสดงผล เช่น =$50
สูตรที่ต้องการให้แสดงเป็นข้อความต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศคู่ (" ") เสมอ เช่น ถ้าต้องการให้เซลล์แสดงคำว่า B1 ต้องใส่สูตร =" B1" มิฉะนั้นสูตรจะหมายถึงการอ้างอิงเซลล์

การใช้ Trace Error เพื่อตรวจหาความผิดพลาด

เนื่องจากว่าค่าความผิดผลาดบางอย่างอาจจะไม่ได้เกิดขึ้นจากสูตร แต่เกิดจากการอ้างอิงเซลล์ที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งการหาสาเหตุของข้อผิดพลาดลักษณะนี้ทำได้ยาก แต่เราสามารถใช้เครื่องมือสำหรับช่วยค้นหาข้อผิดพลาดที่ Excel มีมาให้ คือ Trace Error (หรือ ตรวจสอบ) สมติว่าเกิดความผิดพลาด #DIV/0! ขึ้นที่ B3 เกิดจากการที่มีตัวหารเป็นช่องว่างหรือศูนย์ (0) ตรวจหาข้อผิดพลาดดังนี้

1. คลิกเลือกเซลล ์ที่แสดงค่าความผิดพลาด (B3)
2. คลิกเลือกคำสั่ง ตรวจสอบ ในเมนู สูตร

3. Excel จะแสดงข้อความอธิบายว่า เพราะ เหตุใดจึงเกิดข้อผิดพลาด

การใช้คำสั่งตรวจสอบ เป็นเพียงแค่ตัวช่วยในการตรวจหาความผิดพลาดว่าเกดขึ้นจากจุดใด แต่เราควรศึกษาต่อด้วยว่าจะมีวิธีแก้ไขด้วยวิธีใด Excel จะแสดงค่าความผิดพลาดให้เราเห็นได้หลายแบบ ซึ่งขึ้นอยู่ว่าเกิดความผิดพลาดเนื่องจากอะไร โดยค่าความผิดพลาดแต่ละแบบ